Ethel - the legal tech & design agency - Blog

De wondere wereld van contract automation

Er zijn vele manieren waarop technologie de manier waarop advocaten werken kan verbeteren. Vandaag de dag vormt het opstellen van contracten in de zakenadvocatuur nog steeds de kern van de dagelijkse dienstverlening. Het is dan ook geen verrassing dat één van de meest populaire gebieden van juridische innovatie het automatiseren van contracten is.

Contract automation
is een koepelbegrip voor elke software die ontworpen is om de eentonigheid van het opstellen van juridische teksten weg te nemen door gebruikers in staat te stellen efficiënter contracten op te stellen. Indien die gebruikers juristen zijn, kunnen zij zich door de vrijgekomen tijd meer richten op het toevoegen van waarde als juridisch expert. Hieronder gaan we dieper in op de soorten contract automation die er bestaan en de problemen die ze vanuit praktisch oogpunt oplossen.

Soorten contract automation
Grofweg kan men stellen dat er twee vormen van contract automation zijn.

Traditionele contract automation gaat uit van een bestaand modelcontract. Door speciale coderingen aan dat document toe te voegen, wordt een vragenlijst gecreëerd waarmee gebruikers variabele parameters kunnen invullen om zo een concreet contract te generen op basis van het modelcontract. Deze aanpak is uitermate geschikt voor korte documenten die in grote hoeveelheden moeten worden opgesteld, maar die weinig wijziging behoeven in het licht van hun beperkte variabele parameters (bijvoorbeeld NDA’s of intra-groep SPA’s). Aangezien gebruikers geen uren willen spenderen aan het invullen van ellenlange vragenlijsten zijn dergelijke tools minder geschikt om te helpen bij het opstellen van complexe contracten op maat met veel variabelen die doorgaans moeilijk in een standaard modelvorm vast te leggen zijn.

De tweede vorm, beter bekend als “contract building”, stelt juristen in staat om op een dynamische wijze contracten op te stellen door individuele clausules samen te voegen in plaats van een volledig contract te genereren op basis van een vragenlijst. De clausules worden meestal opgeslagen in een digitale clausulebibliotheek waarin gebruikers snel de juiste clausule voor de juiste situatie kunnen vinden en invoegen. Deze aanpak maakt het mogelijk veel meer granulaire, juridisch genuanceerde contracten op te stellen en is daarom meer geschikt voor het opstellen van complexe op maat gemaakte contracten dan de traditionele contract automation tools die nuttiger zijn voor standaard modeldocumenten.

Snelheid en efficiëntie
Vele juristen zijn goed in het oplossen van juridische vragen, maar zijn minder sterk in het omzetten van hun juridische denkvermogen in een Microsoft Word-document. Vandaar dat onder het “billable hour” model een groot deel van wat de cliënt betaalt gericht is op dit zogenaamde “productie” werk. Omgekeerd is de juridische “creatie” van die documenten, d.w.z. het werk dat juridische creativiteit, ervaring en expertise vereist, al te vaak een relatief klein deel van dit proces, ook al is dit voor de cliënt het meest waardevolle deel.

Door het automatiseren van modeldocumenten en clausules kunnen juristen veel sneller documenten produceren, wat leidt tot minder frustratie, gelukkigere cliënten en een honorariumregeling die meer in overeenstemming is met wat de cliënten verwachten. Bovendien kan het afschrijven van gepresteerde uren onder het traditionele “billable hour” model hierdoor tot een minimum beperkt worden.

Kwaliteit en consistentie
De typische workflow voor het opstellen van contracten in advocatenkantoren leidt er in de praktijk toe dat een groot deel van dit werk wordt gedaan door (junior) medewerkers. Hoe briljant deze (junior) medewerkers ook mogen zijn, ze hebben doorgaans te kampen met een gebrek aan ervaring. Bovendien worden ze, gezien de lange uren die ze elke dag moeten werken, vaak moe, wat resulteert in vermijdbare typfouten en een verlies aan nauwkeurigheid en consistentie.

Met behulp van contract automation en contract building tools kunnen advocaten het materiaal dat ze hebben, of het nu gaat om modeldocumenten of clausules, standaardiseren, zodat alle geproduceerde output niet alleen gegarandeerd voldoet aan de kwaliteitsnorm die het kantoor hanteert, maar ook consistentie vertoont, wat betekent dat de stempel van het bedrijf veel zichtbaarder is op geproduceerde documenten. De medewerkers zelf worden ook meteen blootgesteld aan hoogwaardig materiaal, waardoor ze op een efficiëntere manier betere juristen kunnen worden.

Minder risico
De potentiële risico’s in de traditionele manier om contracten op te stellen zijn enorm.

Denk aan zaken als:
  • het schrijven van “diensten” wanneer je “Diensten” had bedoeld, een gedefinieerde term die mogelijks een heel andere betekenis heeft dan deze eerste
  • per ongeluk een definitie vergeten op te nemen voor een begrip dat met een hoofdletter wordt geschreven
  • het per ongeluk invoegen van een negatie

Dit zijn in wezen kleine details die toch een grote impact kunnen hebben in de interpretatie van het contract.

Het gebruik van vooraf goedgekeurde modeldocumenten en clausules vermindert deze risico’s aanzienlijk. Hoewel de inhoud van deze modeldocumenten en clausules eerst moet worden goedgekeurd, is dit een oefening die slechts één keer hoeft te gebeuren en niet elke keer wanneer er een nieuw contract moet worden opgesteld. Wanneer zo’n nieuw contract wordt opgesteld, kunnen advocaten veel van het “sanity check”-werk laten varen wat ze normaal gesproken wel moeten doen voor inhoud die niet vooraf werd goedgekeurd en ad hoc wordt gecreëerd.

Nieuwe manieren om inkomsten te genereren
Naast het optimaliseren van de bestaande workflow voor het opstellen van contracten, opent contract automation ook nieuwe manieren om diensten te leveren aan cliënten. Veel internationale kantoren experimenteren al met deze nieuwe inkomstenstromen:


  • Het spin-off bedrijf van Clifford Chance, Clifford Chance Applied Solutions, ontwikkelde haar CCDr@ft platform als een middel om juridische diensten te leveren buiten de traditionele advocaat-cliënt relatie.
  • Reed Smith lanceerde TermJet om de creatie van online wedstrijd- en promotievoorwaarden te automatiseren.
  • Loyens & Loeff ontwikkelde het My Loyens & Loeff-platform, dat verschillende sterk geautomatiseerde documenten beschikbaar stelt aan de topcliënten van het kantoor in een self-service platform, waaruit blijkt dat innovatie-initiatieven niet beperkt hoeven te blijven tot de grootste reuzen van de juridische sector.


Conclusie
Wanneer uw kantoor overweegt om contract automation te implementeren, dient u eerst en vooral de twee verschillende soorten automatisering te bekijken in het licht van de problemen en noden waarmee uw kantoor te maken heeft.

In beide gevallen stelt contract automation advocatenkantoren in staat om bestaande workflows te optimaliseren, de kwaliteit van hun contracten te verbeteren en hun medewerkers te versterken. Daarnaast geeft het toegang tot nieuwe inkomstenstromen en veel onontgonnen potentieel.
Legal insights NL